RSS

Melihat Birokrasi di Kegiatan Mahasiswa

15 Jan

Melihat Birokrasi di Kegiatan Mahasiswa
Oleh: Wirawan Hari Prasetyo

Siapa sich masyarakat yang menyebut dirinya sebagai Slankers, tak mengenal lagu ini yang berjudul Birokrasi Kompleks ciptaan grup band legendaris Slank…!!!

Lirik lagu Birokrasi Kompleks

Mau bikin usaha
Harus lewat sini, lewat sana
Meja sini, meja sana
Sogok sini, sogok sana
Izin sini, izin sana
Kompleks…
Birokrasi Kompleks…

Mau punya jabatan
Pake topeng ini, topeng itu
Sikut sini, sikut situ
Bual ini, bual itu
Jilat sini, jilat
Kompleks…
Birokrasi Kompleks…

Mau menuntut hak
Dibelokin sini, belok sana
Lempar sini, lempar sana
Blokir sini, blokir sana
Ngadu sini, ngadu…
Kompleks…
Birokrasi Kompleks…

Sistem memang sistem
Tapi jangan ngerepotin
Sistem cuma sistem
Jangan malah bikin…
Kompleks…
Birokrasi Kompleks…

Setelah membaca serta mengenal lebih dalam dari lirik lagu ini, memang hal ini adalah fakta yang ada dan terjadi di Negara ini. Semua hal dapat menjadi birokrasi kompleks dan pada umumnya masyarakat Indonesia sudah mendapatkan euphoria akan hal ini.

Birokrasi kompleks sudah terjadi di segala bidang, sehingga masyarakat sudah terbiasa akan hal ini. Namun masih ada saja yang mengalami kesulitan meskipun telah terbiasa dengan birokrasi kompleks. Contoh saja pada kantor pemerintahan yang dijadikan sebagai tempat pelayanan masyarakat pun ada birokrasi kompleks. Misalnya di saat saya ingin bertemu dengan kepala pejabat di daerah. Saya harus meminta ijin melalui orang yang berjaga di depan atau di bagian lobi. Dapat dikatakan bahwa orang yang bekerja di bagian lobi tersebut bekerja sebagai pemberi informasi.

Di bagian lobi ini saya ditanyakan dari mana? Mau bertemu siapa? Apa kepentingannya? It’s Oke lah…kalau begitu, saya pun menjawabnya sesuai dengan keperluan. Setelah dari bagian lobi ini kemudian saya diarahkan ke tempat tujuan tersebut, namun saya sering bingung mengenai hal ini. Bingung karena di tempat yang telah diarahkan tersebut bertemu dengan orang lagi (katakanlah sebagai orang kedua) dan menanyakan hal yang sama seperti yang terjadi di lobi. Saya pun kembali menjawab sesuai dengan yang saya katakan di lobi tadi.

Namun sangat disayangkan orang kedua ini, yang bertanya kepada saya ternyata bukanlah pejabat yang berwenang di dalam mengurusi keperluan saya ini. Ternyata eh…ternyata saya bertemu dengan bawahannya (di daerah perkantoran bisa saja anda bertemu dengan sekretarisnya atau personalia maupun bagian Humas sebelum menemui kepala kantor tersebut), kemudian bawahannya ini menyampaikan kepada kepala pejabat tersebut.

Saya pun mengalami kebingungan kembali di waktu bertemu dengan kepala pejabat tersebut, bingung dan lelah karena ditanyakan pertanyaan yang sama seperti di tempat lobi tadi. Sehingga Saya pun kembali lagi menjawab dengan jawaban yang sama sewaktu di lobi. Setelah saya menyampaikan maksud tujuan kedatangan saya, kepala pejabat ini pun menyuruh saya untuk bertemu dengan staffnya (bawahannya) yang mengurusi maksud dan tujuan saya. Mau tidak mau saya pun harus pindah dari satu ruangan ke ruangan lainnya. Saya kemudian pergi ke tempat staffnya tersebut dan saya pun dapat menduga bahwa, di sini saya akan kembali ditanyakan hal yang sama pula. Dan…ternyata benar hal itu kembali dipertanyakan, sehingga saya pun kembali mengulangi dengan jawaban yang sama.

Setelah saya berbincang serta menyampaikan maksud dan tujuan, beliau pun memberikan jawaban,”Hal ini nanti akan saya sampaikan kepada atasan saya.” Ujarnya. Setelah staff tersebut saya pun kembali pulang tanpa membawa hasil.

Di dalam hal tersebut saya mencoba mencermati beberapa hal, pertama saat di tempat lobi. Di setiap yang saya melapor dan saya datangi tersebut terdapat telpon kabel yang tentunya terhubung secara internal dengan tempat lainnya, namun mengapa orang pertama yang saya temui tersebut tidak secara langsung menghubungi kepala pejabat tersebut? Hal kedua saat bertemu dengan kepala pejabat tersebut saya dialihkan kepada staffnya, namun pada kenyaataannya dialah yang menjadi penentu dari maksud dan tujuan saya.

Tulisan di atas merupakan salah satu warna dari Negara ini yang semakin lama semakin membesar atau memanjang. Ada seorang kawan yang pernah mengutarakan pengalamannya mengenai birokrasi di salah satu pemerintahan. Pada waktu itu dia ada urusan mengurusi urusannya tersebut. Saya tak menanyakan mengenai urusan yang diurusinya tersebut? Karena saat itu saya berpandangan untuk apa mengurusi urusan orang lain.

Namun kawan saya berujar,” setiap kali saya memasuki ruangan di pemerintahan tersebut, saya harus memberikan “amplop” bagi orang yang duduk di ruangan itu”. Bukan mengenai “amplop” yang didalamnya tentu saja berisikan materi yang ingin saya jadikan pokok di dalam tulisan ini. Namun mengapa penguasa yang jabatan maupun kursi di pemerintahan dengan mudahnya mencari keuntungan untuk dirinya sendiri?

Tiada transparansi mengenai arah birokrasi maupun anggaran yang harus ditempuh oleh masyarakat. Ditambah lagi masyarakat dapat salah memasuki ruangan yang setidaknya akan menambah panjang alur kompleksitas dari birokrasi tersebut (semoga saja hal tersebut tak menyedot biaya dari masyarakat). Setidaknya masyarakat dapat mempersiapkan anggaran serta kekuatan mentalnya untuk bersinggungan dengan birokrasi tersebut. Meskipun pada faktanya tidak semua pejabat di kantor pemerintahan menyalahgunakan jabatannya. Sebagai seorang kaum intelektual muda (kaum terpelajar) juga perlu mengetahui hal ini, mengingat nantinya secara pribadi intelektual muda tersebut pasti akan mengalami hal semacam ini, kaum intelektual muda maupun masyarakat mungkin tak sadar bahwa hal ini termasuk salah satu kasus korupsi.

Selain birokrasi pemerintah di dalam pembuatan kegiatan mahasiswa di Universitas Kristen Satya Wacana pun memiliki birokrasi. Melalui ini saya ingin membagikan pengalaman di saat menjabat sebagai fungsionaris SMF di periode pertama dan tahun kedua saya bermahasiswa. Saya menuangkan apa yang saya ketahui untuk saya bagikan sebagai pembelajaran teruntuk mahasiswa yang akan menjadi Agent of Change di aras fakultas maupun di aras universitas.

Kegiatan mahasiswa yang dibuat oleh fungsionaris eksekutif kemudian dilaksanakan oleh panitia kegiatan dan telah di jabarkan di dalam Rapat Koordinasi Lembaga Kemahaiswaan (Rakoor LK) UKSW disebut sebagai kegiatan terstruktur. Rakoor berfungsi untuk mensahkan dan mengkoordinasikan waktu kegiatan, tempat kegiatan serta anggaran yang akan digunakan untuk kegiatan mahasiswa ini. Sedangkan kegiatan non struktur adalah kegiatan yang tidak melalui Rakoor yang dibuat oleh fungsionaris eksekutif kemudian dilaksanakan oleh panitia kegiatan. Sebelum kegiatan untuk mahasiswa ini menjadi hal yang nyata meskipun kegiatan tersebut merupakan kegiatan terstruktur. Kegiatan mahasiswa tersebut belum bisa dibuat atau diberikan kepada mahasiswa sebelum proposal kegiatan tersebut diajukan melalui birokrasi pengajuan proposal yang sangat kompleks.

Di dalam tulisan ini saya mencoba membahas alur birokrasi proposal kegiatan tersebut, yang biasanya sangat tabu untuk dibicarakan oleh mahasiswa yang belum pernah mengetahui adanya pengajuan proposal kegiatan ini maupun bagi mahasiswa yang pernah aktif di dalam pengajuan proposal tersebut. Maupun untuk Mahasiswa yang telah atau sedang menjadi fungsionaris, panitia kegiatan dan menjadi keanggotaan di KBM, baik di aras fakultas maupun di aras universitas yang berfungsi merealisasikan dana mahasiswa menjadi suatu bentuk kegiatan. Mengingat dana untuk kegiatan mahasiswa yang telah dibayarkan oleh mahasiswa sendiri di setiap semesternya harus menempuh beberapa alur koordinasi di lembaga-lembaga atau instansi-instansi terkait. Tujuannya supaya SMF sebagai perencana kegiatan untuk mahasiswa dapat memikirkan waktu perencaan kapan dia harus membuat struktur kepanitiaan hingga memperoleh pencairan dana untuk kegiatan tersebut. Sehingga SMF, KBM maupun panitia dapat melaksanakan kegiatan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan.

Di saat bermahasiswa menjadi seorang fungsionaris pertama kali di Senat Mahasiswa Fakultas Pertanian (SEMAFP) Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) di aras Fakultas (saat ini SEMA Fakultas memiliki nama baru yakni SMF) yang saat ini telah berubah nama menjadi Fakultas Pertanian dan Bisnis (FPB). Waktu itu saya tidak tahu apa yang harus saya lakukan sebagai seorang fungsionaris? Namun dengan berjalannya waktu, saya mencoba untuk belajar dan mengetahui di dalam bagian menjadi seorang fungsionaris SMFPB. Banyak pengalaman berharga yang saya dapatkan, seperti di dalam membuat suatu kegiatan untuk mahasiswa. Saya mencoba untuk mengetahui bagaimana cara mendapatkan pencairan dana serta saya pun sering menghabiskan uang pribadi yang saya miliki agar kegiatan ini dapat terlaksana.

SMF dapat menunjuk atau membuka bursa kepanitiaan untuk mendapatkan maipin membentuk struktur panitia (mahasiswa pekerja) sebelum kegiatan mahasiswa tersebut dilakukan. Setelah mendapatkan panitia, maka SMF meminta kepada panitia untuk membuat proposal kegiatan yang telah direncanakan oleh SMF ataupun SMF dapat mengajukan proposal yang dibuatnya kepada panitia.

Panitia yang telah membuat proposal kegiatan tersebut mengajukan proposal tersebut ke SMF. Proposal SMF yang telah diajukan tersebut harus sudah tertandatangani oleh bendahara panitia, ketua pantia. Kemudian proposal tersebut diperiksa oleh bendahara SMF, ketua bidang SMF serta ketua SMF. Bilamana proposal tersebut tidak ada revisi maka proposal tersebut dapat langsung tertandatangani bendahara SMF, ketua bidang SMF serta ketua SMF sebagai pihak yang mengetahui. Proposal kegiatan tersebut kemudian diajukan ke BPMF untuk diperiksa dan untuk mendapatkan memo dari BPMF. Setelah mendapatkan memo, maka proposal tersebut dimintakan tanda tangan Koordinator Bidang Kemahasiswaan (Korbidkem) di fakultas untuk diperiksa. Setelah tidak ada revisi atau diperbaiki, proposal tersebut tertandatangani Korbidkem sebagai pihak yang mengetahui. Kemudian proposal yang telah tertandatangani Korbidkem tersebut diajukan ke Senat Mahasiswa aras Universitas (SMU). Proposal ini kembali diperiksa untuk kesekian kalinya, bilamana tidak ada revisi maka proposal tersebut dapat tertandatangani oleh bendahara umum SMU dan ketua umum SMU sebagai pihak yang mengetahui. Setelah tertandatangani, maka proposal kegiatan tersebut dapat diajukan ke Biro Kemahasiswaan (Bikem) dan bilamana proposal kegiatan ini tidak direvisi kembali maka bisa segera tertandatangani Pembantu Rektor (PR) III dimana saat ini menangani bidang kemahasiswaan sebagai pihak yang mengetahui.

Hal tersebut masih belum selesai meskipun proposal kegiatan mahasiswa ini telah tertandatangani PR III. Pengaju proposal kegiatan ini harus menunggu pencairan dana dari kampus, karena dana yang dibutuhkan harus diambil dahulu dari bagian keuangan. Setahu saya bila proposal telah tertandatangani PR III di pagi hari, maka di sore harinya dana tersebut dapat diambil. Namun bilamana tertandatangani di sore hari, maka dana tersebut dapat diambil keesokan harinya (ingat hari di sini adalah hari kerja efektif, sabtu dan hari libur tidak masuk ke dalam hitungan)

Pada tahun pertama, saat saya menjadi seorang fungsionaris di SMFPB saya pernah mencoba menanyakan mengenai birokrasi ini kepada ketua SMFPB saat itu. “Dari dulu memang peraturannya sudah seperti ini.” ujarnya. Hm…hm…memang birokrasi yang sangat panjang. Bila saya telaah kembali, ternyata proposal kegiatan mahasiswa yang diajukan oleh panitia di aras fakultas dapat terevisi di 5 instansi atau lembaga, yakni di SMF, BPMF, Korbidkem, dan SMU serta di Bikem.

Di dalam mengurus proposal kegiatan mahasiswa ini pun saya sering menggunakan dana pribadi untuk cetak proposal yang tentunya lebih dari lima lembar dan tidak ada penggantian akan dana yang saya gunakan tersebut. Satu lembaran memiliki harga cetak (print) sebesar lima ratus rupiah (Rp 500), bilamana satu buah proposal kegiatan berisikan lima lembar maka biaya awal untuk mencetak proposal sebesar dua ribu lima ratus rupiah (Rp 2.500). Namun bila perevisian dilakukan berulang-ulang, maka biaya cetak proposal tersebut juga akan berulang dan terakumulasi. Ini baru proposal pencairan dananya belum termasuk di dalam pengajuan LPj (Laporan Pertanggungjawabannya).

Hal di atas merupakan realita yang terjadi, namun tidak selesai hanya itu saja. Panitia maupun satgas yang memiliki tugas sebagai pemberi prasarana atau pelaksana kegiatan untuk mahasiswa harus bekerja keras. Ada pertanyaan di benak saya,”apakah pembuat proposal kegiatan untuk mahasiswa ini adalah manusia “indigo”, sehingga mereka harus bisa memiliki pandangan ke depan mengenai konsep, target, tujuan serta bagaimana teknis kinerja supaya kegiatan tersebut dapat berjalan lancar?” pikirku. Selama saya membuat beberapa kegiatan nyatanya tidak berjalan seratus persen. Kendala yang pernah saya alami yakni; pembicara datang terlambat, pembuka kegiatan terlambat, peserta yang datang kurang dari target, anggaran membengkak melebihi anggaran di proposal kegiatan, konsumsi datang tidak tepat waktu, pengisi kegiatan terlambat hingga hambatan yang dikarenakan cuaca dan lain sebagainya.

Jika mahasiswa yang pernah mengambil bagian di dalam kepanitian maupun satgas tentunya menganggap hal ini merupakan hal yang biasa atau lazim. Saya pernah merasa menyesal di waktu membuat sebuah kegiatan yang nyatanya peserta kegiatan yang mengikuti kegiatan tersebut kurang dari target. Hal ini mengakibatkan konsumsi seperti snack (makanan ringan dan air gelas mineral) maupun makanan berat (biasanya berupa nasi kotak) banyak yang tersisa. “Apakah mahasiswa sebagai target peserta tersebut tidak mengetahui bahwa uang yang mereka bayarkan setiap semesternya dari SKS (Sistem Kredit Semester) sebagian digunakan untuk kegiatan ini? Ataukah kegiatan ini tidak menarik? Atau point kegiatan ini memang tak dapat menarik mahasiswa? Atau bahkan dana kontribusi yang disodorkan kepada mahasiswa terlalu besar?

Memang saya sadari bahwa mahasiswa harus mengeluarkan uang utnuk kontribusi dan hal ini terjadi di mayoritas kegiatan meskipun mahasiswa sudah membayar uang kegiatan di setiap semesternya. Sampai saat ini pun saya belum mengetahui apakah ada batasan biaya yang harus dibayarkan oleh peserta untuk mengikui setiap kegiatan? Dan berapa point yang akan didapat dari biaya yang dibayarkan tersebut?

Memang birokrasi teruntuk kegiatan mahasiswa terjadi di kampus ini dan hal inilah yang harus dilalui, semakin besar point keaktipan yang diberikan, maka berjalan lurus dengan nilai jualnya. Menegok tulisan di atas maka dapat dikatakan seperti “tidak dapat menjadi itik pulang petang” (tak dapat mengerjakan suatu pekerjaan dengan santai) dan memang payah…namun bagi saya, hal ini merupakan suatu pengalaman yang akhirnya dapat saya bagikan kepada anda. Semoga pengalaman ini dapat menjadi bahan pembelajaran.

Iklan
 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada Januari 15, 2012 in Uncategorized

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: